VERGADERZAAL
Efficiënt vergaderen.
Vergaderen is nodig om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. In een vergaderzaal kan je ongestoord jouw collega’s of managementteam snel en efficiënt op één lijn krijgen.
Heb je een vergaderzaal, die je wenst te voorzien van audiovisuele oplossingen? Neem dan zeker vrijblijvend contact met ons op.
Welke audiovisuele oplossingen zien we in een vergaderzaal?
AUDIO- & VIDEOCONFERENTIE-APPARATUUR
Omdat het vaak niet mogelijk is alle deelnemers op dezelfde locatie te verzamelen, kan je audio- of videoconferencing implementeren. Met een audio- of videovergadering zijn de juiste mensen altijd binnen bereik, waar ze zich ook bevinden en dit zonder tijd te verliezen.
Met videoconferentie kan je niet enkel jouw gesprekspartner(s) aan de andere kant zien, je kan er ook bestanden mee uitwisselen.
Een videoconferentiesysteem bestaat uit een camera, een luidspreker (al dan niet geïntegreerd in de presentatiemonitor) en één of meerdere microfoons. Het spreekt voor zich dat je voor een videoconferentie in een vergaderzaal andere (lees: kwalitatieve) toestellen gebruikt, dan de toestellen die je gebruikt in jouw home office.
Als je meerdere vergaderzalen wil voorzien van een videoconferentie-oplossing is het belangrijk dat de gebruikerservaring in elk van deze vergaderruimtes dezelfde is. Ongeacht in welke vergaderzaal jouw collega een videocall wil opstarten, de werkwijze moet steeds dezelfde én bovenal gebruiksvriendelijk zijn. Dit zorgt niet enkel voor een snellere implementatie, maar hierdoor zal ook de investering maximaal renderen.
BEELDWEERGAVE
Afhankelijk van de grootte van de vergaderzaal en de te presenteren content (bv. voornamelijk PowerPoint of hoofdzakelijk cijfermateriaal in Excelformaat) wordt de grootte van het display bepaald. In grotere meeting rooms en boardrooms – waar ook videocalls opgezet worden – zijn 2 presentatieschermen (die site-by-site worden gemonteerd) ideaal. Op het ene display worden de gedeelde bestanden gepresenteerd, terwijl op het andere scherm de online deelnemers worden weergegeven.
En wanneer één van beide schermen over een aanraakfunctie (type smartboard) beschikt, kan je gebruik van de whiteboard-functie die in de desbetreffende video-applicatie ingebouwd zit (bv. Microsoft whiteboard, Teams whiteboard, Zoom whiteboard, Google whiteboard (vroeger bekend als Jamboard), …).
Pas dan kan je écht samenwerken !
De grootste standaardmaat in de ‘gewone’ (16:9) breedbeeld presentatiedisplay ’s is momenteel 110” (diagonaal 279 cm – afm. 243,5 x 137 cm). Mocht dit te klein zijn, dan kan er altijd geschakeld worden naar de all-in-one Direct View LED display. Deze schermen hebben een modern design en zijn frameloos (geen rand rond het display).
Projectieschermen in combinatie met een projector worden nog zelden geïntegreerd in een moderne vergaderruimte.
RESERVATIESYSTEEM VOOR VERGADERRUIMTES
Heb je meerdere vergaderzalen ? Dan is een ruimtereservatiesysteem (ook wel room management of room booking systeem) zeker te overwegen. Dit is een gebruiksvriendelijke oplossing voor het reserveren en beheren van alle vergaderruimtes.
Is jouw organisatie reeds vertrouwd met Microsoft Teams, Zoom of Google Workspace ? Dan heb je al een ‘basis’ ruimtereservatiesysteem ter beschikking ! Via een room panel (scheduling display) wordt de agenda (alle online en offline vergaderingen) van de vergaderzaal weergegeven.
Wil je platformonafhankelijk kunnen werken en reserveren ?
Dan kan je altijd vertrouwen op een een room management systeem. Dit bestaat uit slimme software, die Microsoft Exchange, Office 365 & Google Calendar ondersteunt en een (touch) paneel, dat buiten de vergaderruimte geplaatst wordt. Dit display geeft de status van de vergaderruimte duidelijk (in kleur) aan. Daarnaast kunnen er op dit schermpje ook ad hoc vergaderingen ingepland worden, wanneer de planning dit uiteraard toelaat. Een room management systeem stimuleert het efficiënt gebruik van vergaderruimtes enorm en bijgevolg zijn vervelende onderbrekingen tijdens vergaderingen dan ook verleden tijd.
DRAADLOOS PRESENTEREN
Wil of kan je geen kabels voorzien in jouw vergaderzaal, dan is draadloos presenteren de oplossing. Gewoon presenteren vanaf de laptop op het grote scherm, zonder iets aan te sluiten. Zorgeloos beeld en geluid streamen in jouw vergaderzaal vanop smartphone, tablet en PC naar jouw beamer of LED scherm. In jouw moderne conferentieruimte hoef je geen kabels meer te zien.
TOUCH SCREEN | SMARTBOARD
Touchscreen displays winnen aan populariteit in de vergaderzaal. Ze bieden immers veel dynamiek en een hoge mate van interactiviteit. Gedaan met saaie PowerPoint-presentaties: maak aantekeningen direct op het scherm.
Ook foto’s nemen van een whiteboard behoort definitief tot het verleden. Alle gemaakte notities sla je gewoon op of mail je door naar alle aanwezigen !
In ons gamma hebben we ook interactieve displays, die uitgerust zijn met ingebouwde microfoons en een ingebouwde camera. Zo kan je met een ‘one touch to join’ onmiddellijk deelnemen aan of starten met een videocall. Je hoeft je laptop dus niet meer te verbinden, noch instellingen in het videoconferentie softwareprogramma aan te passen.
BEDIENINGSPANEEL
Belangrijk voor de bediening van een complete audiovisuele installatie is een centraal besturingssysteem. Hiermee kan je de voordelen van alle aangeboden apparatuur combineren met een – voor iedereen – eenvoudige bediening. De meest belangrijke criteria van deze centrale bedieningseenheid zijn eenvoud en betrouwbaarheid. De eenvoud zit in het feit dat iedereen ermee moet kunnen werken: geen complexe apparaten, maar alle bedieningspunten geïntegreerd in een centraal bedieningspaneel.
Wanneer je de vergaderruimte binnen stapt, kan je – door de QR-code te scannen – de aanwezige audiovisuele apparatuur zelfs bedienen met jouw smart phone. Eenvoudig, veilig en betrouwbaar – zonder iets anders aan te raken dan jouw eigen mobiele apparaat.
KWALITATIEVE GELUIDSWEERGAVE
Ook in de vergaderzaal mag een kwalitatieve, vaste geluidsinstallatie niet ontbreken, dit ter ondersteuning van presentaties, videoconferentie, bedrijfsvideo’s, …
Het is wetenschappelijk aangetoond, dat mensen in het begin van een vergadering aandacht zullen hebben voor de spreker ongeacht een mindere kwaliteit van de audio. Wanneer de complexiteit van de topic echter stijgt en de vergadering / presentatie vordert, zullen de meeste mensen afhaken bij een slechte audiokwaliteit.
Het belangrijkste criterium voor een goede geluidsinstallatie in een vergaderruimte is de spraakverstaanbaarheid.
STEMVERSTERKING
Spraakverstaanbaarheid is een noodzaak bij presentaties en vergaderingen. Een slechte spraakverstaanbaarheid doet afbreuk aan uw boodschap. Bij grote vergaderzalen is een draadloze microfoon vaak een niet te missen tool.
AKOESTISCHE PANELEN
In vergaderzalen waar voornamelijk harde materialen zoals marmer, beton, metaal en glas gebruikt zijn, treden er vaak akoestische problemen op. Denk hierbij aan overdreven veel galm, vervelende echo’s, een slechte verstaanbaarheid, rondzingende microfoons, … kortom een onaangename ruimte om langdurig te vergaderen.
Een akoestische behandeling van de ruimte is vaak de snelste en de meest efficiënte manier om deze problemen te verhelpen. Zelfs de beste geluidsinstallatie zal nog beter klinken in een ruimte met een gecontroleerde akoestiek.